Czym jest Ms Forms oraz jak stworzyć swoją pierwszą ankietę?

Ms Forms to jedna z popularniejszych usług do tworzenia ankiet i testów. Dowiedz się, jak możesz ją zastosować w swojej firmie oraz jak korzystać z tego narzędzia.

Co to Ms Forms?

Chmurowe narzędzie, jakim jest Ms Forms, umożliwi Ci tworzenie formularzy, ankiet, testów oraz quizów. Te z kolei możesz udostępniać zainteresowanym osobom i analizować na bieżąco ich odpowiedzi.

Do tej usługi masz dostęp niezależnie od tego, czy korzystasz z Apps for Business, Apps for Enterprise, czy też jakiegokolwiek innego planu Microsoft 365. Oznacza to, że jeżeli posiadasz już dowolny pakiet, to użytkowanie tej aplikacji nie jest dla Ciebie dodatkowo płatne.

Co potrafi Microsoft Forms?

Aplikacja Forms pozwala Ci nadawać uprawnienia do formularza swoim współpracownikom. Dzięki temu będziecie mogli współpracować przy jego tworzeniu oraz sprawdzaniu odpowiedzi. Analizę wyników możesz przeprowadzić zarówno w tym narzędziu, jak i w Excelu. Aby wyciągnąć z danych jeszcze więcej, wgraj pobrany plik Excel do Power BI.

Usługa jest bardzo wygodna w użytkowaniu. Ponieważ działa w przeglądarce internetowej, możesz ją otworzyć z dowolnego urządzenia, jak chociażby telefon, kiedy przebywasz poza domem. Oprócz integracji ze wspomnianym wyżej Power BI jest kompatybilna również z Dynamics 365, Microsoft Teams, Power Apps, a także Power Automate.

Do czego służy aplikacja Forms?

Narzędzie Office Forms posłuży Ci do zbierania danych od większych grup ludzi. Choć nie jest stricte narzędziem marketingowym, to jednak dobrze się sprawdzi w zbieraniu kontaktów do klientów, a także opinii na Twój temat. Pozostając w temacie marketingu i sprzedaży to Twoi handlowcy dzięki nim szybko stworzą formularze zamówień i zapytań klientów.

Dział HR może z kolei wykorzystać Formsy do przyjmowania aplikacji na dane stanowiska. Jeżeli chodzi o zastosowania wewnętrzne, to formularze świetnie nadają się również do badania satysfakcji z przeprowadzonych szkoleń oraz aktualnego stanu wiedzy pracowników.

Inne wewnątrzfirmowe zastosowania Ms Forms to:

• Udostępnienie nowym pracownikom ankiety z ich wrażeń po procesie onboardingu.
• Wykorzystanie go jako systemu zgłaszania problemów do działu technicznego.
• Użycie go do informowania o zapotrzebowaniu na sprzęt w biurze.

Dzięki wspomnianej wcześniej możliwości integracji z Power Automate, do ankiety Forms można dodać automatyzacje uruchamiające się po jej przesłaniu. Dobrym przykładem jest tutaj zapis na webinar, kiedy to po zarejestrowaniu się, do użytkownika automatycznie zostaje wysłane potwierdzenie.

Jak wejść w Formsy?

Zaloguj się do usługi Microsoft 365 na stronie pod adresem https://office.com. Dalej w pasku wyszukiwania wpisz “forms”, a następnie przejdź do aplikacji. Tam też będziesz mógł utworzyć nową ankietę Microsoft.

Jak zrobić ankietę w Microsoft Forms?

Ankieta Ms Forms to bardzo przydatne narzędzie usprawniające zbieranie i analizę danych od respondentów. Aby takową stworzyć, należy zalogować się na stronie Microsoft, a następnie przystąpić do działania.

Jak stworzyć ankietę Forms?

1. Będąc w aplikacji, do wyboru będziesz miał utworzenie nowego testu lub formularza. Test charakteryzuje się tym, iż możesz dodać poprawne odpowiedzi, ich rezultaty, a także informację zwrotną dotyczącą tego, czemu dana opcja była prawidłowa.
2. Po kliknięciu “Nowy formularz” zostaniesz przeniesiony do interfejsu użytkownika, który umożliwi Ci tworzenie pytań. Tam właśnie, wybierając “Podgląd” będziesz mógł zobaczyć, jak Twoja ankieta wyświetla się zarówno na telefonach, jak i komputerach.
3. Tło wybierasz, klikając “Styl”. Nadając tytuł i opis formularzowi, po prawej stronie koło obszaru tytułu wyświetli Ci się ikona zdjęcia, po wybraniu której będziesz mógł załączyć swoją ilustrację.
4. Wchodząc w “Ustawienia” określisz, kto będzie mógł wypełnić ankietę. Czy będą to wszyscy, każdy pracownik firmy lub jedynie określone osoby z organizacji. Znajdziesz tam termin na wypełnienie, czas, jaki osoba wypełniająca będzie miała na udzielenie odpowiedzi oraz włączenie losowości pytań i wyłączenie ich numeracji.

Jak dodać pytania do ankiety Microsoft Forms?

Aby dodać pierwsze pytanie, wybierz “Szybki start z”, a wyświetlą Ci się dostępne opcje. Jest ich cały wachlarz, a są to między innymi możliwość udzielenia odpowiedzi pisemnej, wgrania pliku, bądź też dania oceny w skali od 1 do 5. Pytania mogą być warunkowane, np. jeżeli odpowiedź na pytanie drugie brzmiała “nie”, to wyświetli się od razu pytanie czwarte.

Jak udostępnić ankietę w Office Forms?

Kiedy już stworzysz swoją ankietę Microsoft i dodasz wszystkie pytania, kliknij opcję “Zbieraj odpowiedzi”. W zależności od potrzeb możesz skopiować link lub kod QR do udostępnienia albo też kod do osadzenia na Twojej stronie internetowej. Po udostępnieniu ankiety i jej uzupełnieniu przez respondentów kliknij “Wyświetl odpowiedzi”, aby poznać rezultaty.

Podsumowanie

Ankiety Microsoft to trafne rozwiązanie, jeżeli chodzi o tworzenie formularzy i testów. Jest dostępne we wszystkich planach Microsoft 365, tak więc, jeżeli posiadasz którykolwiek pakiet, to jest ono dla Ciebie “bezpłatne”. Usługa umożliwia również pracę zespołową. Aplikacja jest często wykorzystywana przez działy marketingu, sprzedaży i HR.

Żeby stworzyć swoją ankietę zaloguj się na stronie office.com → wyszukaj aplikacje, wpisując w pasku wyszukiwań “forms” → wybierz “Nowy formularz” → dodaj pytania i udostępnij swoją ankietę, wysyłając link do osób zainteresowanych, bądź też umieszczając ją na stronie.